I. Giấy tờ phải xuất trình áp dụng cho tất cả các loại việc hộ tịch
Thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ – CP “Người yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.
Trong giai đoạn chuyển tiếp, người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú”.
II. Giấy tờ phải nộp đối với từng việc đăng ký hộ tịch
1. Hồ sơ đăng ký khai sinh
- Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu.
- Bản chính Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.
- Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.
- Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.
- Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.
2. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh:
Thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ – CP, Điều 9 Thông tư số 04/2020/TT-BTP, gồm các giấy tờ sau:
- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:
+ Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;
+ Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
+ Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.
+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định pháp luật.
3. Hồ sơ khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân, gồm:
+ Tờ khai đăng ký khai sinh,
+ Văn bản cam đoan về việc chưa đăng ký khai sinh
+ Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
+ Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
4. Hồ sơ đăng ký lại kết hôn:
Thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Bản sao Giấy chứng nhận kết hôn được cấp trước đây. Nếu không có bản sao Giấy chứng nhận kết hôn thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân có các thông tin liên quan đến nội dung đăng ký kết hôn.
5. Hồ sơ đăng ký khai tử
Thực hiện theo quy định Điều 34 Luật Hộ tịch; Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ – CP gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch:
+ Đối với người chết tại cơ sở y tế thì Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy báo tử;
+ Đối với người chết do thi hành án tử hình thì Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình thay Giấy báo tử;
+ Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết thì Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;
+ Đối với người chết trên phương tiện giao thông, chết do tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn thì văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;
+ Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp trên thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.
6. Hồ sơ đăng ký lại khai tử
Thực hiện theo quy định Khoản 1 Điều 28 Nghị định 123/2015/NĐ – CP gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Bản sao Giấy chứng từ trước đây được cấp hợp lệ. Nếu không có bản sao Giấy chứng tử hợp lệ thì nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ liên quan có nội dung chứng minh sự kiện chết
7. Hồ sơ đăng ký khai tử cho người chết đã lâu
Thực hiện theo quy định Điều 34 Luật Hộ tịch; Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ – CP, Khoản 1 Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP gồm:
- Tờ khai theo mẫu quy định;
- Giấy báo tử hoặc giấy tờ khác thay giấy báo tử cho cơ quan đăng ký hộ tịch.
Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh theo sự kiện chết hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.
8. Cấp bản sao trích lục hộ tịch
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
9. Cấp Giấy xác định tình trạng hôn nhân
- Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu;
- Trường hợp người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ/chồng đã chết thì phải xuất trình (bản chính) hoặc nộp bản sao giấy tờ hợp lệ để chứng minh;
- Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài thì phải nộp bản sao Trích lục ghi chú ly hôn.
- Trường hợp cá nhân yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác hoặc do Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã hết thời hạn sử dụng theo quy định thì phải nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã được cấp trước đó.
Lưu ý chung với tất cả các trường hợp đăng ký hộ tịch nếu không phải người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tiếp thực hiện thì phải có Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.
Lưu ý với giấy tờ cần nộp trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch công Hải Dương (địa chỉ: https://dichvucong.haiduong.gov.vn)
Nộp hồ sơ trực tuyến (Qua mạng) là một trong những cách thức để thực hiện quyền đăng ký hộ tịch còn các quy định về giấy tờ phải nộp, giấy tờ phải xuất trình vẫn thực hiện theo quy định Luật Hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ – CP, Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
- Bản chụp các giấy tờ phải gửi kèm theo hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Trường hợp người yêu cầu không cung cấp đầy đủ bản chụp các giấy tờ cần thiết theo quy định hoặc bản chụp được gửi kèm theo hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến không đáp ứng yêu cầu tại khoản này, thì cơ quan đăng ký hộ tịch thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện.
- Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm theo trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng các bản điện tử này.
- Trường hợp người yêu cầu đã cung cấp số định danh cá nhân thì không phải gửi kèm theo bản chụp giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú trong hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân do người yêu cầu cung cấp.
- Đối với các việc hộ tịch: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả. Khi đến nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.
- Đối với các việc hộ tịch: cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; cấp bản sao trích lục hộ tịch, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không bắt buộc phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, có nghĩa là việc nộp hồ sơ và nhận kết quả có thể thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch để nhận kết quả.
Người yêu cầu đăng ký hộ tịch còn có thể yêu cầu được nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử hoặc gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.